TT

Nội dung công việc

Văn bản thực hiện

Thời gian thực hiện

Ghi chú

1

Bước 1. Lập danh mục đề tài SVNCKH bảo vệ cấp Khoa và giới thiệu Hội đồng đánh giá đề tài SVNCKH cấp Đơn vị (Khoa/Trung tâm/ Phòng)

1.1

Đơn vị tiếp nhận đăng ký của sinh viên để lập danh mục đề tài SVNCKH tham gia bảo vệ tại Hội nghị SVNCKH cấp Đơn vị(Mẫu 1)và báo cáo tổng kết (Phụ lục 1A), tóm tắt (Phụ lục 1B)

Mẫu 1.Danh mục đề tài SVNCKH tham gia bảo vệ Hội nghị cấp Đơn vị

Phụ lục 1A.Mẫu báo cáo tổng kết

Phụ lục 1B.Mẫu báo cáo tóm tắt

Đơn vị gửi mẫu 1 và mẫu 2 về Phòng KH&HTQT01 tuần trướckhi tổ chức Hội nghị cấp Đơn vị

SV gửi bản mềm báo cáo toàn văn và Tóm tắt về Đơn vị02 tuần trướckhi tổ chức Hội nghị cấp Đơn vị

1.2

Đơn vị giới thiệu danh sách Hội đồng đánh giá đề tài SVNCKH cấp Đơn vị(Mẫu 2)

Mẫu 2.Giới thiệu thành viên Hội đồng đánh giá đề tài SVNCKH cấp Đơn vị

1.3

Đơn vị nhận quyết định thành lập Hội đồng đánh giá đề tài SVNCKH cấp Đơn vị

Thời gian tổ chức Hội nghị cấp Đơn vị: chậm nhấttrước ngày 20/5/2023

2

Bước 2. Đăng ký thời gian tổ chức Hội nghị SVNCKH cấp Đơn vị (Khoa/Trung tâm/ Phòng)

2.1

Đơn vị đăng ký với Nhà trường lịch tổ chức Hội nghị thông qua Phòng KH&HTQT(Mẫu 3)

Mẫu 3.Đăng ký lịch bảo vệ cấp Đơn vị

Gửi mẫu 3 về Phòng KH&HTQT

Phòng CSVC chuẩn bị sẵn 02 backdrops tại Phòng H301 & H304 để hỗ trợ các Đơn vị tổ chức Hội nghị

2.2

Phòng KH&HTQT đăng ký lịch tuần theo đăng ký của các Đơn vị

Lịch tuần

3

Bước 3. Tổ chức Hội đồng đánh giá đề tài SVNCKH cấp Đơn vị

3.1

Đơn vị tổ chức Hội đồng đánh giá đề tài SVNCKH theo lịch tuần đã đăng ký.

Thực hiện: theo lịch tuần đã đăng ký

3.2

Hồ sơ đánh giá tại Hội đồng gồm: Mẫu 4, Mẫu 5, Mẫu 6, Mẫu 7.

Mẫu 4.Phiếu đánh giá

Mẫu 5.Phiếu nhận xét

Mẫu 6.Biên bản

Mẫu 7.Bảng tổng hợp kết quả chấm điểm các đề tài SVNCKH cấp Đơn vị

Toàn bộ Mẫu 4,5,6,7 cần lưu lại để làm hồ sơ thanh toán cấp Đơn vị;

4

Bước 4. Kiểm soát Hồ sơ Hội đồng đánh giá đề tài và lập danh sách đăng ký nhận Giấy chứng nhận SVNCKH năm học 2022-2023

4.1

Rà soát, kiểm tra thông tin tại các mẫu: Mẫu 5, Mẫu 6, Mẫu 7.

4.2

Lập danh sách cấp phát Giấy chứng nhận SVNCKH(Mẫu 8)

Mẫu 8.Danh sách cấp phát Giấy chứng nhận SVNCKH

Đơn vị gửi Mẫu 8 về Phòng KH&HTQT trước ngày 25/5/2023

5

Bước 5. Đề cử đề tài SVNCKH cấp Đơn vị tham gia Hội nghị cấp Trường

5.1

Khoa đề cử 01 đề tài xuất sắc nhất/ chuyên ngành (hoặc tối đa03đề tài/ Đơn vị) tham gia Hội nghị SVNCKH cấp Trường và giới thiệusố lượng tương ứngGiáo viên tham gia phản biện tại Hội nghị cấp Trường(Mẫu 9).

Đối với các Trung tâm, Phòng, số lượng đề cử tối đa là 01 đề tài/ Đơn vị.

Mẫu 9.Danh sách đề cử đề tài SVNCKH xuất sắc của Đơn vị tham gia Hội nghị SVNCKH cấp Trường

Đơn vị gửi Mẫu 9 kèm theo sản phẩm đề tài sinh viên (bản mềm báo cáo tổng kết và bản tóm tắt) về Phòng KH&HTQTtrước ngày 25/05/2023

Bản tóm tắt sẽ được sử dụng để đưa vào Kỷ yếu Hội nghị SVNCKH cấp Trường (tài liệu lưu hành nội bộ)

5.2

Đơn vị thu nhận và nộp báo cáo tổng kết; báo cáo tóm tắt củacácđề tài SVNCKH được đề cử về Phòng KH&HTQT(Mẫu Phụ lục 1A và 1B)

Phụ lục 1A.Mẫu báo cáo tổng kết

Phụ lục 1B.Mẫu báo cáo tóm tắt

6

Bước 6. Thanh toán Hội nghị cấp Đơn vị (Khoa/Phòng/Trung tâm)

6.1

Đơn vị thực hiện và hoàn thành hồ sơ thanh toán kinh phí Hội nghị với Phòng Kế hoạch – Tài chính.

Định mức chi cho Hội nghị theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Nhà trường năm 2023.(Mẫu Phụ lục 2 -Phụ lục 3)

Phụ lục 2.Dự trù kinh phí

Phụ lục 3.Đề nghị thanh toán

Đơn vị hoàn thành thanh toán trước ngày 30/6/2023

Đơn vị phối hợp: phòng Kế hoạch – Tài chính

6.2

Bộ hồ sơ thanh toán bao gồm: Dự trù và thanh toán; Hồ sơ Hội đồng đánh giá cấp Khoa; Minh chứng sản phẩm đề tài của sinh viên; Giấy cam kết lưu trữ sản phẩm(Phụ lục 4)

Phụ lục 4.Cam kết lưu trữ sản phẩm đề tài sinh viên

7

Bước 7. Lưu trữ hồ sơ Hội nghị SVNCKH cấp Đơn vị

7.1

Đơn vị lưu toàn bộ hồ sơ tổ chức Hội nghị SVNCKH cấp Đơn vị (bao gồm hình ảnh, sản phẩm đề tài SVNCKH) để phục vụ hoạt động chuyên môn và các hoạt động khác của Khoa và Trường (kiểm định chất lượng AUN, kiểm toán nội bộ…)

Đơn vị lưu trữ hồ sơ dưới dạng bản cứng và bản mềm (bản scan)

7.2

Truyền thông cho Hội nghị SVNCKH trên các kênh truyền thông của Đơn vị (website, fanpage,….)