Văn phong và hình thức viết

Hướng dẫn về văn phong và hình thức viết này giúp bạn viết một cách sáng tạo và hiệu quả hơn. Ai trong chúng ta cũng cần gây ảnh hưởng và thuyết phục mọi người tại nơi làm việc. Chỉ cần với một chút cân nhắc, một vài hướng dẫn và một chút trí tưởng tượng ta sẽ có một cách truyền thông hữu hiệu và trúng đích.

Tại sao cần lưu tâm đến văn phong

Giống như bất kỳ tổ chức thương mại nào, nhà trường đang cạnh tranh. Chúng ta đang cạnh tranh để có được những sinh viên, cán bộ, giảng viên, nhân viên và các nguồn tài trợ tốt nhất. Vì vậy, chúng ta cần phải hiểu rõ điều gì khiến chúng ta khác biệt với các trường đại học khác và quan trọng là chúng ta cần có khả năng truyền đạt điều này.

Vì thế...

Chúng ta truyền thông theo ba cách; cách chúng ta nhìn, cách chúng ta nói và cách chúng ta cư xử. Cũng như các nhận diện trực quan khác bao gồm logo, màu sắc và kiểu chữ, nhận diện về văn phong của chúng ta là một phần quan trọng quyết định chúng ta là ai và cách chúng ta kết nối với mọi người, có thể là đồng nghiệp, sinh viên đại học, học viên sau đại học, nhà cung cấp hoặc đối tác kinh doanh. Văn phong gồm giọng điệu, câu chuyện và tên của chúng ta.

Nhất quán là tất cả

Chúng ta càng kiên định, càng có nhiều khả năng mọi người sẽ hiểu điều gì khiến chúng ta trở nên đặc biệt. Cách chúng ta thể hiện bản thân phải phù hợp và nhất quán để mọi người ngưỡng mộ, tôn trọng và quan trọng là tin tưởng chúng ta. Vì vậy, chúng ta cần một bản sắc ngôn từ mạnh mẽ mà chúng ta đều hiểu và biết cách sử dụng.

Hướng dẫn chung

Giọng điệu

Các yếu tố của khung truyền thông điệp: “Chính trực - Đổi mới - Hợp tác - Cảm thông - Tôn trọng - Hữu ích - Khai phóng” nên được nhấn mạnh trong bài viết theo cách sáng tạo, hấp dẫn, cụ thể và nhất quán để thu hút sự quan tâm và tạo nên thiện cảm và sự tin tưởng với độc giả.

Cách nói chuyện

Việc đối thoại và xây dựng các mối quan hệ với những người quan tâm là một yếu tố góp phần tạo nên việc truyền thông hiệu quả.  Để làm điều này một cách hiệu quả, bạn nên nghĩ về đối tượng truyền thông của mình là ai, từ đó sẽ giúp bạn tương tác với họ tốt hơn. Hơn hết, bạn nên nhớ rằng bạn đang nói chuyện với những người đang có nhu cầu, mong muốn và nguyện vọng riêng cần được đáp ứng.

Theo cách tương tự, chúng ta cũng cần thể hiện về DUE như một con người và tính cách mà chúng ta đang tìm cách truyền đạt trong bất kỳ cuộc trò chuyện nào.

Tính cách của chúng ta: Nhìn xa trông rộng, can đảm, ham học hỏi, sáng tạo, tiên phong, cầu tiến, năng động, quảng giao, quả quyết. Tự chủ, tôn trọng, uy tín, tâm huyết, toàn cầu, khác biệt.

Viết rõ ràng và ngắn gọn

Để truyền thông hiệu quả, bài viết của chúng ta nên ngắn gọn, đơn giản và đi thẳng vào vấn đề.

Điều này có nghĩa là tránh các biệt ngữ và ngôn ngữ chuyên môn, viết tắt và thiếu đi các phần dẫn dắt. Nếu có thể, chúng ta cũng không nên sử dụng ngôn ngữ phong cách quản lý, chỉ đạo hoặc những lời sáo rỗng.

Điều đó thể hiện với độc giả rằng, chúng tôi hiểu rằng họ đang bận và muốn tìm thấy thông tin mà họ đang tìm kiếm càng nhanh càng tốt. Và nhớ rằng hai đoạn văn đầu tiên của bạn cần tóm gọn những thông tin quan trọng nhất.

Đừng chỉ nói suông

Tính xác thực là một phần quan trọng khác trong văn phong của nhà trường và một cách hiệu quả để đạt được điều này là sử dụng tiếng nói từ cộng đồng DUE. Thay vì đưa ra những tuyên bố mơ hồ, không có căn cứ, chúng ta nên đưa ra những lập luận với bằng chứng sắc bén.

Độc giả của chúng ta, đặc biệt là các sinh viên tiềm năng nhận rất nhiều thông tin từ các trường đại học về cơ sở vật chất mà họ cung cấp hoặc mức lương khởi điểm sau khi tốt nghiệp. Không có gì ngạc nhiên khi các sinh viên không chắc chắn liệu những thông tin đó có thể tin cậy được hay không. Vì vậy, bất kỳ tuyên bố nào mà nhà trường đưa ra phải được hỗ trợ bởi số liệu thống kê và nguồn tham khảo liên quan.

Điều chỉnh giọng điệu của bạn trên mạng xã hội

Facebook, Twitter và các phương tiện truyền thông xã hội khác cho phép nhà trường tạo ra mối quan hệ đa dạng, tương tác hơn với khán giả so với nội dung web và phương tiện in truyền thống.

Do đó, chúng ta nên sử dụng giọng điệu vui tươi, thân mật hơn, sử dụng các yếu tố truyền thông xã hội như thẻ bắt đầu bằng # và liên kết bit.ly:

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là chúng ta trở nên lệ thuộc quá mức vào những trào lưu nhất thời chỉ để thu hút sự chú ý. Hãy luôn là chính mình.

Tập trung vào con người và câu chuyện

Đôi khi người ta tương tác với mạng xã hội hoặc các bài viết vì câu chuyện của một người cụ thể nào đó mà họ thông cảm hoặc đồng cảm. Thông điệp về các câu chuyện đang diễn ra sẽ được lắng nghe nhiều hơn.

… Một vài mẹo nhỏ

. Nghĩ về những gì bạn đang cố gắng nói

Trước tiên hãy dành một chút thời gian. Bạn đang cố nói hoặc nghĩ điều gì vậy? Ghi lại những điểm chính. Đừng lo lắng về việc cấu trúc chúng. Hãy để những ý tưởng tuôn trào và cuối cùng bạn có thể sắp xếp chúng lại sau.

. Nhớ bạn đang nói chuyện với ai

Điều gì quan trọng đối với họ? Điều gì sẽ kích thích hoặc giúp họ? Họ có bao nhiêu thời gian? Họ bao nhiêu tuổi? Khi bạn có câu trả lời càng rõ ràng và chi tiết thì sẽ càng dễ viết.

Hãy nghĩ về một người nào đó mà bạn biết thuộc đối tượng mục tiêu này. Hãy tưởng tượng họ đang ngồi ngay trước mặt bạn và đọc bài viết của bạn. Bạn nghĩ họ có thực sự muốn nói chuyện theo cách mà bạn đã viết không?

. Thiết lập cấu trúc rõ ràng

Chia công việc của bạn thành các đoạn văn có thể quản lý được, không quá tám câu và các câu không quá 20 - 25 từ với một ý duy nhất trong mỗi đoạn. Điều này giúp tạo ra một câu chuyện rõ ràng mà mọi người có thể dễ dàng điều hướng. Nó cũng giúp bạn truyền tải thông điệp của mình.

. Sử dụng các tiêu đề

Tiêu đề cho chương, trang, tiểu mục và đoạn văn tạo nên một câu chuyện. Các tiêu đề này sẽ có vai trò như những biển chỉ dẫn cho những độc giả bận rộn và với các tiêu đề này thì chỉ cần trong nháy mắt họ có thể tiếp nhận một số thông điệp mà bạn muốn truyền tải.

. Chỉ cần bắt đầu

Bây giờ bạn có dàn ý/ cấu trúc của bài viết. Bắt đầu viết. Viết theo cấu trúc của bạn, nhưng hãy để các ý tưởng được tuôn chảy. Đừng lo lắng về việc làm đúng ngay lần đầu tiên. Bạn có thể chỉnh sửa sau.

. Chỉnh sửa, chỉnh sửa, chỉnh sửa

Luôn luôn chỉnh sửa. Chỉnh sửa cũng quan trọng như chính việc viết. Nhưng nghệ thuật chỉnh sửa là biết khi nào nên dừng lại. Cố gắng làm cho ngắn gọn, nhưng đừng cắt xén quá nhiều mà mất đi cá tính. Hãy mạnh dạn xử lý bài viết, cắt bỏ những gì không cần thiết thì bài viết của bạn sẽ tốt hơn.

. Đi thẳng vào vấn đề

Không ai có thời gian đọc đi đọc lại để tìm hiểu những gì bạn đang cố gắng trình bày. Hãy nhanh chóng đi thẳng vào vấn đề và làm cho nó thú vị. Hãy rõ ràng về những gì bạn muốn trình bày và bám sát nó.

. Cá nhân hóa và hấp dẫn

Hướng bài viết của bạn đến tính cá nhân, con người hơn. Thay vì nói ‘Trường đại học có mối quan hệ tích cực với sinh viên’, hãy nói ‘Sinh viên được…’. Sự nhấn mạnh ở đây là ‘chúng tôi’ và ‘bạn’ hơn là ‘chúng tôi, chúng tôi, chúng tôi’. Hãy nhớ rằng đó là về những gì độc giả muốn biết chứ không chỉ về những gì chúng ta muốn nói với họ.

Viết bài trên web

Mười mẹo hàng đầu để viết cho web

· Nội dung kỹ thuật số không giống như nội dung in. Mọi người vào web và đọc các nội dung trên đó theo cách khác - họ quét/lướt nó, vì vậy bạn cần phải viết nó theo cách khác. Chia nó thành các phần nhỏ hơn với các tiêu đề phụ.

· Sức mạnh của ngôn từ sẽ phát huy khi được sử dụng một cách tiết kiệm và điều đó đúng gấp đôi với các trang trực tuyến. Viết trong khổ nhỏ hoặc vừa, sử dụng tối đa 25 từ mỗi câu, một câu cho mỗi đoạn văn, mỗi dòng tiêu đề có bốn đến sáu từ.

· Tính dễ đọc. Đọc trên màn hình không dễ chịu bằng đọc bản in. Để giảm bớt sự không dễ chịu này bằng cách sử dụng các dạng in đậm, in nghiêng và viết hoa. Tránh sử dụng gạch chân để làm nổi bật bài viết của bạn vì nó sẽ làm cho bài viết giống đường liên kết đến bài khác và gây nhầm lẫn cho người đọc.

· Sự tín nhiệm. Viết sai chính tả và ngữ pháp là điều không thể chấp nhận được trong bài viết. Điều này làm giảm nghiêm trọng độ tin cậy của thông điệp. Cẩu thả trong bài viết sẽ khiến bạn thiếu nghiêm túc, thiếu chuyên nghiệp.

· Sự mơ hồ là không tốt. Văn bản của bạn nên thể hiện những gì cụ thể từ thực tế.

· Khả năng tìm kiếm. Viết để được tìm thấy. Những từ nào mọi người sẽ nhập vào Google để tìm thấy bạn? Sử dụng những từ đó trong bài viết của bạn. Nhưng đừng lạm dụng cùng một cụm từ để làm ảnh hưởng đến văn phong và việc marketing của bạn.

· Tính cách. Kể cả khi người ta cho rằng bài viết trên web là khô khan thì bạn vẫn nên suy nghĩ để thể hiện cá tính của mình một cách hiệu quả nhất.

· Thư rác. Đừng vô tình làm cho email gửi đến khách hàng giống như thư rác. Cần lưu ý đặc biệt trong các dòng tiêu đề. Tránh những từ như ‘miễn phí’, ‘trúng thưởng’. Tránh các lỗi chính tả, văn bản viết tắt và từ viết tắt vì chúng đều nằm trong danh sách truy cập bộ lọc thư rác. Hãy suy nghĩ kỹ về những từ bạn sử dụng và chúng sẽ thể hiện như thế nào khi xuất hiện trong hộp thư đến của khách hàng.

· Cấu trúc. Khi thiết kế cấu trúc bài viết của bạn, hãy nghĩ đến hình ảnh một kim tự tháp ngược. Thông tin quan trọng nhất sẽ xuất hiện trước, cơ sở chi tiết rộng hơn sẽ đưa ra sau.

Viết ấn phẩm in

Ấn phẩm in được viết tốt là chìa khóa để truyền thông hiệu quả với độc giả của nhà trường. Sau đây là những hướng dẫn ngắn gọn để viết một bản sao tốt và một số các quy ước về phong cách khuyên dùng.

Định hướng rõ ràng

Điều quan trọng là phải nghĩ về nội dung mà bạn cần nói. Xem xét những điều như:

. Người đọc của bạn ở đâu trong quá trình ra quyết định của họ?

. Họ bao nhiêu tuổi?

. Họ có bao nhiêu kinh nghiệm?

. Có ai khác đọc bài viết không?

. Có liên quan. Bám sát những điểm chính của bạn và đáng tin cậy. Diễn giải các lập luận với bằng chứng.

Bắt đầu với những gì sẽ quan trọng đối với người đọc của bạn, không phải những gì bạn nghĩ là quan trọng nhất

Đảm bảo bài viết của bạn có liên quan đến độc giả của bạn. Đảm bảo rằng bạn làm rõ lý do tại sao điều gì đó quan trọng đối với họ, thay vì chỉ liệt kê nó. Ví dụ:

Nhân viên của chúng tôi đang tham gia nghiên cứu hàng đầu

Điều này có thể đúng nhưng tại sao nó lại có liên quan?

Nhân viên của chúng tôi tham gia vào các nghiên cứu hàng đầu, có nghĩa là bạn sẽ được hưởng lợi từ việc được giảng dạy bởi những người dẫn đầu sự phát triển trong lĩnh vực chủ đề của bạn

Thế này tốt hơn. Bài viết thuyết phục nhất được viết từ quan điểm của khán giả của bạn.

Đừng bao gồm quá nhiều chi tiết

Đây là quá nhiều thông tin:

Vào tuần thứ ba của học kỳ hai, bạn chọn giữa ba lựa chọn tùy thuộc vào chuyên ngành được chọn trong học kỳ một.

Thay vào đó, bạn có thể thay đổi câu thành:

Trong năm đầu tiên, bạn sẽ nghiên cứu các lựa chọn bao gồm… 

Viết ngắn gọn

Giữ câu của bạn ngắn khoảng 15 - 20 từ. Sử dụng gạch đầu dòng để thông điệp của bạn rõ ràng và ngắn gọn hơn. Đơn giản hơn là dùng từ chìa khóa.

Tránh biệt ngữ và sử dụng tiếng Việt hằng ngày

Nếu bạn không sử dụng một từ trong cuộc trò chuyện hàng ngày, đừng sử dụng nó trong bài viết của bạn.

Nếu bạn không chắc chắn 100% rằng người đọc của mình sẽ hiểu một từ, hãy bỏ từ đó đi hoặc giải thích từ đó.

Đừng dùng những từ quá lớn so với chủ đề. Đừng nói 'vô hạn' khi bạn có thể dùng với nghĩa là 'rất'. Nếu không, bạn sẽ không còn lời nào khi muốn nói về một thứ thực sự vô hạn.

Đưa ra các hướng dẫn rõ ràng cho người đọc của bạn

Chẳng hạn như "vui lòng hoàn thành…" hoặc "vui lòng chuyển tiếp cho chúng tôi ..." sẽ rõ ràng hơn "Bạn có thể muốn…" và đảm bảo người đọc hiểu những yêu cầu họ cần làm.

Làm cho bài viết của bạn trở nên cá nhân và hấp dẫn

Sử dụng ‘bạn’ thay vì ‘sinh viên’ và ‘chúng tôi’ thay vì ‘Trường đại học’. Điều này sẽ giúp xây dựng mối quan hệ với khán giả của chúng tôi. Cố gắng tránh sử dụng câu bị động mà nên sử dụng câu chủ động nếu có thể. Thay đổi cấu trúc câu của bạn để mọi người cảm thấy bớt nhàm chán.

Đọc và sửa

Sẽ rất hữu ích nếu bạn nhờ người khác làm việc này cho bạn. Những người khác sẽ nhìn vào bản in của bạn sẽ có một cái nhìn mới mẻ và có thể nhận thấy những điều bạn đã bỏ sót hoặc lỗi chính tả và có thể cho bạn biết liệu bài viết của bạn có truyền thông tốt hay không.

Nếu không, hãy tạm dừng việc đọc bài viết của bạn trong vài giờ, hoặc thậm chí tốt hơn qua đêm, sau đó đọc lại vào ngày hôm sau. Có thể bạn sẽ có một cái nhìn khác về những gì bạn đã viết. Đừng ngại chỉnh sửa và tìm kiếm thông tin để hoàn thiện bài viết theo như mong muốn.

Ngoài ra, hãy thử đọc to bài viết và kiểm tra với các sinh viên hiện tại của bạn.

Hình thức viết

Việc đăng tin bài cũng có vai trò thu hút người quan tâm về Trường, các hoạt động, sự kiện của Trường. Những lời khuyên sau đây về hình thức viết có thể tăng tính hiệu quả của tin bài.

Tiêu đề

Khi viết tiêu đề, hãy đảm bảo chỉ cần đọc tiêu đề độc giả có thể hiểu được trọn vẹn thông điệp của bạn.

Nội dung

Chúng tôi khuyên bạn nên đưa thông tin quan trọng nhất vào phần mở đầu và tập trung vào việc mô tả lý do tại sao mọi người sẽ quan tâm. Hầu hết người đọc sẽ đọc lướt vài câu đầu tiên.

Dán thông tin dưới dạng văn bản thuần túy để đảm bảo rằng định dạng không vô tình bị lỗi kỹ thuật văn bản. Bạn có thể dán nội dung của mình vào trình soạn thảo văn bản như Note Pad hoặc Text Edit để xóa mọi định dạng rồi dán vào mô tả.

Chỉ tô đậm các từ nếu chúng rất quan trọng để mọi người đọc nếu họ đang đọc lướt. Tránh sử dụng gạch chân, vì người đọc sẽ nhầm văn bản được gạch chân với các liên kết. Lưu ý những gì cần in đậm, bằng cách thêm dấu * vào đầu và cuối.

Cung cấp các URL / liên kết cho văn bản trong mô tả. Thêm ghi chú mà bạn muốn thêm liên kết trong nội dung.

Nên:

• NÊN giữ các câu và đoạn văn ngắn gọn và dễ đọc lướt

• NÊN kiểm tra lại chính tả của bạn

• NÊN cung cấp liên kết đến nội dung có liên quan, các từ liên kết mô tả chính xác trang được liên kết

• NÊN định dạng cấu hình tất cả các liên kết đến các trang bên ngoài để mở trong một cửa sổ mới

• NÊN viết tắt những từ viết tắt quen thuộc với hầu hết khán giả

• NÊN kèm xác nhận tham gia cho sự kiện, hoạt động được tổ chức

Không nên:

• KHÔNG gạch chân những từ quan trọng, thay vào đó hãy sử dụng chữ in đậm hoặc in nghiêng

• KHÔNG nói "nhấp vào đây", thay vào đó hãy liên kết các từ mô tả

Không nên viết: "Nhấp vào đây để tìm hiểu thêm về Thông tin tuyển sinh."

Nên viết lại thành câu: "Tìm hiểu thêm về Thông tin tuyển sinh."

• KHÔNG dán các URL thô, thay vào đó hãy liên kết các từ mô tả

Không nên viết: "Truy cập https://www.due.udn.vn/tuvantuyensinh2020"

Nên viết lại thành: " Tìm hiểu về thông tin tuyển sinh 2020"

Hình ảnh

Khi thêm hình ảnh vào tin bài, hãy đảm bảo rằng bạn có tất cả các quyền và quyền sử dụng hình ảnh. Chỉ nên sử dụng hình ảnh Google được cho phép không cần bản quyền. Vui lòng tránh sử dụng tờ rơi sự kiện làm hình ảnh sự kiện. Thay vào đó, hãy sử dụng một phần từ thiết kế, để hình ảnh trông sạch sẽ.

Tất cả hình ảnh thu nhỏ phải có kích thước 1500 x 1000 pixel.