Truyền thông xã hội ở cấp nhà trường

Hướng dẫn cho tất cả các loại tương tác trên mạng xã hội thay mặt cho Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng. Các nguyên tắc này áp dụng cho tất cả phương tiện truyền thông xã hội thay mặt cho nhà trường, bao gồm các phòng ban và nhân viên có công việc đòi hỏi việc sử dụng đó. Những nhân viên có công việc không liên quan đến mạng xã hội chỉ có thể tham gia trên phương tiện truyền thông xã hội thay mặt cho nhà trường khi có sự tư vấn của người phụ trách truyền thông hoặc bộ phận liên quan.

• Tuân thủ Quy tắc Ứng xử, Chính sách Bảo mật Thông tin và Quyền riêng tư của nhà trường. Tất cả các tài liệu liên quan có sẵn trong Hướng dẫn quản trị

• Không sử dụng danh tính của nhà trường, chẳng hạn như tên, màu sắc và biểu tượng, trừ khi được cho phép bởi Ban quản trị. Ngoài ra, không được tạo hoặc phát triển các tài khoản, hồ sơ hoặc sáng kiến trên mạng xã hội mang tên Trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN (mà không chỉ định trường, đơn vị, khoa hoặc cơ sở tương tự, sau đây được gọi chung là “Đơn vị”) khi không có sự chấp thuận trước của Bộ phận truyền thông. Các tài khoản, hồ sơ và sáng kiến trên mạng xã hội từ các đơn vị/bộ phận nhà trường phải được Ban quản lý Bộ phận truyền thông phê duyệt cho tổ chức thích hợp.

• Tránh tham gia vào các hành vi có thể gây ra xung đột lợi ích thực tế và xung đột cam kết trên mạng xã hội. Những hoạt động đó bao gồm: sử dụng tài nguyên hoặc tài sản của nhà trường cho lợi ích cá nhân (ví dụ: sử dụng hồ sơ mạng xã hội của nhà trường để nâng cao hoặc xác nhận thông tin liên lạc cá nhân hoặc hồ sơ mạng xã hội cá nhân); sử dụng thông tin bí mật hoặc thông tin đặc quyền có được liên quan đến các hoạt động do nhà trường hỗ trợ cho lợi ích cá nhân (ví dụ: chia sẻ thông tin không công khai thông qua nhà trường hoặc hồ sơ cá nhân trên mạng xã hội); nhận tiền thưởng hoặc quà tặng không được yêu cầu từ các tổ chức tư nhân hoặc công cộng mà nhà trường thực hiện hoặc có thể tiến hành kinh doanh; và sử dụng các nguồn lực của nhà trường (ngoại trừ một cách hoàn toàn ngẫu nhiên) cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài việc thực hiện công việc của cá nhân.

• Không xác nhận đối tác thương mại. Việc sử dụng tên, nhãn hiệu hoặc nghiên cứu của nhà trường để quảng bá công ty, bất kể thông tin có thuộc phạm vi công cộng hay không, có thể gây tác hại cho Nhà trường. Các đối tác thương mại được phép đặt quảng cáo của riêng họ, nhưng phải tuân theo quy định chung của nhà trường. 

• Duy trì tính bảo mật của thông tin độc quyền hoặc được thông tin được bảo vệ. Không tiết lộ, đăng hoặc chia sẻ thông tin, dữ liệu hoặc thông tin liên lạc độc quyền của nhà trường. Điều này bao gồm nhưng không giới hạn, sở hữu trí tuệ, kế hoạch hoạt động, thông tin liên lạc của nhà cung cấp, dữ liệu tài chính, các qui chế nội bộ và thư từ. Nếu bạn không chắc chắn liệu thông tin có được bảo mật hay không, vui lòng liên hệ với Phòng Tổ chức - Hành chính, Bộ phận truyền thông.

• Không sử dụng hoặc tiết lộ thông tin nhận dạng cá nhân, ví dụ về những thông tin đó bao gồm, nhưng không giới hạn, thông tin sức khỏe, hồ sơ sinh viên, thông tin người quyên tặng, thông tin nhân viên, địa chỉ nhà và các thông tin khác. 

• Tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ và luật pháp. Việc sử dụng tài liệu có bản quyền, nhãn hiệu của bên thứ ba hoặc sử dụng chân dung của một người mà không được phép trong sản phẩm của nhà trường có thể là bất hợp pháp và có thể khiến nhà trường phải chịu trách nhiệm tài chính và rủi ro uy tín đáng kể (ví dụ: âm nhạc và hình ảnh). Các đơn vị cũng có trách nhiệm chịu mọi chi phí liên quan đến việc xóa các quyền đó, bao gồm bất kỳ chi phí nào có thể phát sinh nếu không đạt được sự thông quan cần thiết (ví dụ: chi phí pháp lý và giải quyết). Một bản ghi nhớ hướng dẫn bổ sung có sẵn theo yêu cầu từ Bộ phận Truyền thông nhà trường hoặc Phòng Tổ chức - Hành chính, tùy thuộc vào trường hợp sử dụng cụ thể.

• Khi tham gia trên mạng xã hội nhân danh Trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN, không bày tỏ quan điểm chính trị hoặc tham gia vào các hoạt động chính trị. Ý kiến chính trị của bạn chỉ có thể được thể hiện với tư cách cá nhân trên các tài khoản mạng xã hội của riêng bạn và thậm chí sau đó, hãy tránh xuất hiện như bạn đang phát biểu hoặc hành động đại diện cho trường về các vấn đề chính trị.

• Sử dụng khả năng phán đoán tốt. Những hành động và tuyên bố của bạn có khả năng không chỉ ảnh hưởng đến bản thân bạn mà còn ảnh hưởng đến những người khác trong toàn trường. Xin lưu ý rằng các bài đăng trên phương tiện truyền thông xã hội có thể được sao chép nhanh chóng, bị cắt ghép và sẽ công khai trong một khoảng thời gian không xác định. Không tiết lộ các kết quả nghiên cứu hoặc hợp tác với các đồng nghiệp nếu thông tin chưa được công khai chính thức.  

• Giảm thiểu rủi ro bảo mật đối với các tài khoản và hồ sơ trên mạng xã hội có khả năng ảnh hưởng đến danh tiếng của Trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN. Các dịch vụ và tài khoản mạng xã hội, đặc biệt là những dịch vụ có liên kết với nhà trường là một mục tiêu hấp dẫn. Tài khoản bị xâm phạm có thể ảnh hưởng xấu đến danh tiếng của nhà trường. Để giảm thiểu rủi ro cho các tài khoản xã hội mang thương hiệu Trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN, bạn nên: (1) Sử dụng mật khẩu mạnh, ngẫu nhiên kết hợp với công cụ quản lý mật khẩu doanh nghiệp cung cấp khả năng kiểm soát chi tiết đối với việc truy cập vào các mật khẩu đó; (2) Hạn chế quyền truy cập trực tiếp vào các hồ sơ xã hội này thông qua hệ thống quản lý nội dung mạng xã hội với đầy đủ khả năng theo dõi kiểm tra; (3) Kích hoạt xác thực đa yếu tố cho tất cả các tài khoản có sẵn; (4) Đăng ký tài khoản chỉ sử dụng địa chỉ email: due.edu; và (5) Thường xuyên theo dõi các tài khoản mạng xã hội, đặc biệt là khi chúng không được sử dụng thường xuyên. Cuối cùng, bạn cũng nên duy trì kế hoạch khôi phục các tài khoản mạng xã hội trong trường hợp chúng bị xâm phạm. Nếu bạn nghi ngờ tài khoản chính thức của mình đã bị xâm phạm, vui lòng thông báo ngay cho Bộ phận truyền thông trường. 

• Không duy trì các tài khoản mạng xã hội không hoạt động mang tên Trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN. Nếu bạn đã tạo một tài khoản mạng xã hội mang tên hoặc nhãn hiệu của nhà trường, nhưng tài khoản đó không sử dụng để hỗ trợ thường xuyên và trực tiếp cho hoạt động, bạn nên thực hiện các bước để xóa tài khoản khỏi mạng xã hội có liên quan.

Để sử dụng cho tổ chức, phòng ban & tổ chức

Tạo phương tiện truyền thông xã hội cho cơ quan, bộ phận hoặc tổ chức của bạn? Bộ phận truyền thông của nhà trường đưa ra các nguyên tắc và phương pháp như sau:

• Được bảo mật. Hãy cẩn thận để không tiết lộ thông tin bí mật hoặc độc quyền về sinh viên, nhân viên hoặc cựu sinh viên nhà trường. Tuân thủ tất cả các chính sách bảo mật và quyền riêng tư hiện hành của nhà trường, theo quy định của pháp luật nhà nước Việt Nam.

• Bảo vệ tài sản. Tuân theo bản quyền, sử dụng hợp pháp và quyền sở hữu trí tuệ. Trong một số trường hợp, nội dung được đăng lên một trang mạng xã hội trở thành tài sản của nhà điều hành nền tảng.

• Bảo vệ tên và biểu tượng của nhà trường. Không thể sửa đổi hoặc sử dụng nhận diện nhà trường để xác nhận cá nhân và không thể sử dụng tên nhà trường đã đăng ký nhãn hiệu để quảng bá sản phẩm, doanh nghiệp, chính trị, đảng phái chính trị.

• Tôn trọng nhà trường. Duy trì sự chuyên nghiệp và chất lượng, đồng thời bảo vệ tiếng nói thể chế của nhà trường. Là đại diện của nhà trường, hãy tránh những trò đùa và bài đăng có thể bị hiểu sai. Hãy hỏi trưởng bộ phận của bạn hoặc Bộ phận Truyền thông nhà trường nếu bạn không chắc chắn.

Tôn trọng thời gian và tài sản của nhà trường - Máy tính nhà trường và thời gian làm việc được dành cho công việc liên quan đến nhà trường.  

• Tôn trọng người khác. Các trang web truyền thông xã hội được thiết kế để truyền thông hai chiều và nội dung được đóng góp cho trang web truyền thông xã hội có thể khuyến khích nhận xét hoặc thảo luận về các ý kiến đối lập. Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể và nên trả lời khi có liên quan, nhưng hãy cân nhắc cách phản hồi của bạn có thể phản ánh về bạn, bộ phận của bạn và nhà trường. Nếu bạn không chắc chắn về việc đăng một cái gì đó hoặc trả lời một bình luận, hãy trưởng bộ phận của bạn. Bạn có thể xóa các bình luận mang tính bôi nhọ hoặc xúc phạm theo tiêu chuẩn của chung của nhà trường, nhưng không kiểm duyệt các bài đăng mà cá nhân bạn không đồng ý. Ngoài ra, tránh chỉ trích người khác cũng như tổ chức. Làm như vậy có thể khiến khoảng cách giữa bạn và người quan tâm xa hơn, đồng thời tạo nên hình ảnh xấu về nhà trường hoặc thậm chí có thể thành xung đột.

• Luôn chính xác. Hãy hiểu sự thật trước khi đăng chúng lên các trang mạng xã hội bằng cách đối chiếu nguồn thông tin gốc. Xem lại nội dung lỗi ngữ pháp và chính tả. Nếu bạn mắc lỗi, hãy sửa lỗi nhanh chóng và rõ ràng. Điều này sẽ khiến bạn được tôn trọng trong cộng đồng trực tuyến.

• Công khai. Hãy trung thực về danh tính của bạn. Bởi vì không có trang web truyền thông xã hội của từng bộ phận nào đại diện cho tất cả nhà trường, nên liên kết rõ ràng các trang, tên tài khoản, hình ảnh và nội dung với một bộ phận hoặc đơn vị cụ thể trong nhà trường. Nếu bạn chọn đăng bài về nhà trường vào thời gian cá nhân của mình, vui lòng xác định bạn là nhân viên, giảng viên hoặc sinh viên nhà trường. Không bao giờ che giấu danh tính của bạn với mục đích quảng cáo nhà trường thông qua các phương tiện truyền thông xã hội.  

• An toàn. Hãy thận trọng với "những kẻ lừa đảo". Lừa đảo là nỗ lực giành quyền kiểm soát trang web truyền thông xã hội cá nhân hoặc tổ chức bằng cách lừa người dùng tiết lộ tên người dùng và mật khẩu của tài khoản. Hãy theo dõi cẩn thận các trang web truyền thông xã hội của bạn để đảm bảo bạn nhanh chóng nhận ra nếu một người không được phép có quyền truy cập - đối tượng của bạn càng lớn, trang web của bạn càng trở thành mục tiêu càng hấp dẫn.

• Kết nối chu đáo. Kết nối với các thành viên và trang web truyền thông xã hội khác để xây dựng uy tín và cộng đồng nhưng cũng có thể gây ấn tượng không mong muốn rằng trang web của bạn ưu ái nhóm hoặc cá nhân nhất định. Hãy xem xét cẩn thận người mà bạn “kết bạn”, “theo dõi”, liên kết đến hoặc cho phép vào trang web của bạn và bạn sẽ cho phép nhận xét ở mức độ nào. Giúp cộng đồng nhà trường kết nối bằng cách liên kết trở lại trang chủ nhà trường và các trang mạng xã hội khác của nhà trường. Khi có thể, hãy liên kết đến một nguồn tin tức nhà trường thay vì một nguồn bên ngoài. 

• Tạo tài khoản bằng địa chỉ email: due.edu của bộ phận của bạn. Nếu bạn đang thiết lập các tài khoản mạng xã hội thay mặt cho bộ phận của mình thì hãy đảm bảo thêm địa chỉ due.edu của bộ phận được chia sẻ của bạn làm quản trị viên. Điều này sẽ đảm bảo chuyển giao quyền quản trị thành công nếu và khi bạn không còn chịu trách nhiệm cập nhật tài khoản.