Trung tâm CNTT & TT
Phương tiện truyền thông xã hội là các trang web và ứng dụng cho phép người dùng tạo và chia sẻ nội dung hoặc tham gia vào mạng xã hội.
Ví dụ về các trang web truyền thông xã hội phổ biến bao gồm, nhưng không giới hạn:
• LinkedIn
• Twitter
• Facebook
• YouTube
• Instagram
• Snapchat
• Flickr
• Yammer
• Yahoo / MSN messenger
• Wiki và blog
• Weibo
• WeChat
• Whatsapp
Tài khoản mạng xã hội của nhà trường gồm bất kỳ tài khoản nào được điều hành bởi trường, khoa, phòng, nhóm hoặc chức năng khác nằm trong nhà trường.
Giới thiệu
Các kênh truyền thông xã hội cung cấp những thông tin quan trọng và thú vị cho nhà trường và các bộ phận, nhân viên và sinh viên nhà trường để truyền thông và tương tác với nhiều đối tượng và các bên liên quan.
Tuy nhiên, cũng có một số rủi ro liên quan đến việc sử dụng các phương tiện truyền thông xã hội vì chúng có thể ảnh hưởng đến danh tiếng của Trường.
Chính sách này cung cấp hướng dẫn cho giảng viên, cán bộ, nhân viên và sinh viên về cách sử dụng an toàn và hiệu quả mạng xã hội để tối đa hóa phạm vi lợi ích mà nó mang lại đồng thời giảm thiểu rủi ro liên quan. Đặc biệt, chính sách cung cấp thông tin về: trách nhiệm khi truyền thông qua tài khoản mạng xã hội; kỳ vọng của nhân viên và mong đợi của sinh viên trong mối quan hệ với phương tiện truyền thông xã hội.
Các thành viên của nhà trường sẽ được hướng dẫn thực hiện tốt để tránh những rủi ro và nhận thức được về những tác động tiềm ẩn khi tham gia vào các cuộc trò chuyện trực tuyến. Các tiêu chuẩn hành vi chuẩn mực và cần được tuân thủ khi đăng tin bài trên mạng xã hội, lượt xem hoặc tương tác với những người khác trên phương tiện truyền thông xã hội sẽ được áp dụng trong các tình huống ngoại tuyến.
Trách nhiệm nghề nghiệp được áp dụng cho tất cả phương tiện truyền thông mà nhà trường đang được sử dụng, các thông tin liên lạc đại diện cho Trường phải tuân thủ các chính sách của nhà trường.
Ranh giới giữa việc sử dụng mạng xã hội của nhà trường và cá nhân không phải lúc nào cũng rõ ràng và việc sử dụng cá nhân có thể ảnh hưởng đến nhà trường và những người khác. Vì vậy, các thành viên của nhà trường cần ghi nhớ những lời khuyên sau đây khi sử dụng mạng xã hội:
• Hãy rõ ràng: Truyền thông xã hội là một phương thức truyền thông tương đối thân mật, vì vậy giọng điệu có thể không chính thức miễn là nó không làm mất đi sự rõ ràng của bài đăng;
• Lịch sự: Là nhân viên hoặc sinh viên của Trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN, chúng ta cam kết thực hiện những hành vi chấp nhận được đối với nhân viên và sinh viên.
Đừng quên rằng mọi người đều có thể nhìn thấy bất cứ những gì đã đăng trực tuyến và có thể không che giấu được, do đó chúng ta cần
• Bảo mật: Không bao giờ chia sẻ thông tin bí mật hoặc nhạy cảm - Dữ liệu của nhà trường.
• Hãy suy nghĩ kỹ: Nếu bạn viết bài với tư cách là thành viên của nhà trường mà không chắc về thông tin tài liệu, vui lòng tham khảo Chính sách truyền thông xã hội của nhà trường.
• Hãy phản hồi: Khuyến khích nhận xét và trả lời những người có thắc mắc. Chia sẻ các bài đăng có liên quan từ những người khác - những người theo dõi sẽ thấy sự tương tác với cộng đồng trực tuyến.
Phương tiện truyền thông xã hội được sử dụng hiệu quả nhất khi có truyền thông hai chiều, thay vì chỉ phát thông tin mà không cố gắng thu hút phản hồi;
• Tập trung: Đảm bảo rằng các mục được đăng có liên quan đến đối tượng mục tiêu; vì vậy bạn đừng làm loãng nội dung khi đăng những tin tức chung chung không liên quan đến vai trò của bạn;
• Trung thực: Nếu mắc lỗi, đừng ẩn và xóa nó: những người theo dõi có thể nhận được thông báo. Thay vào đó, hãy xin lỗi và có hành động phù hợp sau đó;
• Minh bạch: Nếu tham gia hoặc duy trì một tài khoản mạng xã hội thay mặt cho nhà trường cần nói rõ vai trò và mục tiêu của bạn. Thảo luận với người quản lý của bạn khi bạn được trao quyền để trả lời trực tiếp người dùng và khi có thể yêu cầu phê duyệt. Điều này có thể giúp làm rõ trạng thái của một tài khoản nhưng không cấp phép sử dụng mạng xã hội một cách vô trách nhiệm.
Mục tiêu chính sách
• Cung cấp cho giảng viên, nhân viên và sinh viên thông tin về các yêu cầu của nhà trường và kỳ vọng liên quan đến mạng xã hội
• Để đảm bảo một cách tiếp cận nhất quán với phương tiện truyền thông xã hội trong toàn tổ chức
• Đặt ra các rủi ro pháp lý liên quan đến việc sử dụng mạng xã hội
• Để đảm bảo giảng viên, cán bộ, nhân viên và sinh viên không làm tổn hại đến an ninh cá nhân của họ hoặc bảo mật tài sản thông tin của nhà trường
• Đặt ra trách nhiệm của người dùng tài khoản mạng xã hội của nhà trường
• Hỗ trợ người dùng tài khoản mạng xã hội của nhà trường để giảm thiểu rủi ro liên quan với phương tiện truyền thông xã hội, bảo vệ bản thân cũng như nhà trường.
• Để làm rõ những mong đợi của giảng viên, cán bộ, nhân viên và sinh viên khi sử dụng mạng xã hội ở một cá nhân.
• Phác thảo các kênh để trình bày các vấn đề hoặc mối quan tâm
• Đưa giảng viên, cán bộ, nhân viên và sinh viên đến với các nguồn lực sẽ hỗ trợ họ trong việc nâng cao sự hiện diện trên mạng xã hội của họ và của nhà trường.
Rủi ro pháp lý liên quan đến mạng xã hội
• Phỉ báng: đăng nội dung không đúng sự thật ảnh hưởng xấu đến con người hoặc tổ chức
• Sự giả dối độc hại: đăng nội dung không đúng sự thật và gây tổn hại với động cơ không chính đáng, dẫn đến tổn thất tài chính cho đối tượng.
• Quấy rối: ép ai đó thực hiện một hành vi khiến họ đau khổ hoặc cảnh báo, bao gồm theo dõi, trolling và bắt nạt trên mạng.
• Vi phạm quyền sở hữu trí tuệ: đăng nội dung sao chép một phần quan trọng của công việc được bảo vệ bởi bản quyền
• Vi phạm lòng tin: đăng thông tin bí mật. Thông tin của nhà trường
Chính sách phân loại thông tin: nêu chi tiết cách phân loại thông tin và được xử lý - từ thông tin công khai đến thông tin bí mật hoặc bí mật. Sinh viên và nhân viên cũng phải tự làm quen với các quy tắc bảo mật trong bộ phận của họ tại nhà trường.
Vai trò và trách nhiệm
Có những ranh giới rõ ràng về trách nhiệm đối với việc sử dụng mạng xã hội trong nhà trường.
Nhân viên
Chính sách này là một phần trong các yêu cầu hợp đồng của nhà trường đối với các giảng viên, cán bộ, nhân viên.
• Biết nội dung của Chính sách truyền thông xã hội và hướng dẫn này
• Đảm bảo rằng bất kỳ việc sử dụng phương tiện truyền thông xã hội đều được thực hiện theo hướng dẫn này và các chính sách chung của nhà trường.
• Thông báo cho Nhóm biên tập web về nơi sử dụng tài khoản nhà trường
• Thường xuyên theo dõi, cập nhật và quản lý nội dung mà mình đã đăng tải qua tài khoản nhà trường
Nhân viên có thể sử dụng hợp lý và phù hợp các phương tiện truyền thông xã hội từ nhà trường. Thời gian dành cho mạng xã hội trong giờ làm việc không được ảnh hưởng đến nhiệm vụ.
Bất kỳ tiết lộ nào về sơ suất nghiêm trọng, tham nhũng, hành vi sai trái hoặc không đúng mực đều phải được báo cáo với Phó hiệu trưởng phụ trách truyền thông hoặc Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính.
Chính sách công khai thông tin sẽ được bắt đầu trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào khác.
Nhân viên quản lý tài khoản nhà trường
Trước khi mở một tài khoản mới, một kế hoạch hoạt động nên được xem xét: đối tượng mục tiêu và nhu cầu thông tin của họ; nội dung được chia sẻ; làm sao tạo nên nội dung và đảm bảo các nguồn lực cần thiết; và tài khoản này hoạt động như thế nào cùng với những tài khoản khác đã được thành lập trên toàn nhà trường.
Nếu tài khoản mới được thành lập, tên của tài khoản phải nhất quán với các tài khoản khác của nhà trường. Tài khoản mới và người quản lý tài khoản phải được đăng ký tập trung bằng cách gửi email đến Bộ phận truyền thông nhà trường để duy trì sổ đăng ký tài sản của tất cả các mạng xã hội, tài khoản phương tiện cho nhà trường với chủ sở hữu tài khoản được chỉ định. Điều này quan trọng đối với các tình huống khẩn cấp và để giữ cho các giảng viên, nhân viên trong toàn trường được cập nhật chính sách thay đổi.
Danh sách chi tiết hơn về những điều cần cân nhắc và hướng dẫn về cách thiết lập một mạng xã hội mới có thể tìm thấy tài khoản trong Bộ công cụ truyền thông xã hội.
Tất cả các tài khoản mạng xã hội của nhà trường phải tuân thủ các nguyên tắc về thương hiệu của nhà trường và thông tin hồ sơ tài khoản phải nêu rõ mục đích của tài khoản.
Điều quan trọng là tất cả các tài khoản mạng xã hội phải được cập nhật, đăng thường xuyên và được giám sát một cách thường xuyên. Các câu hỏi cần được trả lời ngay trong quá trình hoạt động.
Khi một số nhân viên yêu cầu quyền truy cập vào cùng một tài khoản mạng xã hội, thì phải được người quản lý tài khoản tổng thể đồng ý.
Tất cả các bài đăng từ các tài khoản mạng xã hội đại diện cho nhà trường. phải được cân nhắc kỹ lưỡng, phù hợp và không làm tổn hại đến uy tín của nhà trường đại học hoặc nói cách khác làm cho nó trở nên sai lệch. Các biện pháp bảo vệ nên được thực hiện để giảm thiểu rủi ro lỗi truyền thông qua mạng xã hội, bao gồm cả việc kiểm tra nội dung của biên tập viên trước khi xuất bản.
Bài đăng phải phù hợp với các giá trị và đạo đức của Trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN và tất cả những gì có liên quan đến các chính sách của nhà trường, bao gồm các Quy định về sử dụng dịch vụ công nghệ thông tin. Những nội dung đăng trên các tài khoản mạng xã hội của nhà trường không được:
• Đăng hoặc quảng bá nội dung quấy rối, bắt nạt hoặc đe dọa
• Đăng hoặc quảng bá nội dung hướng dẫn, gây ra hoặc ép buộc người khác quấy rối, bắt nạt hoặc đe dọa.
• Đăng hoặc quảng bá nội dung nhằm kích động bạo lực hoặc thù hận.
• Đăng hoặc quảng bá nội dung lạm dụng liên quan đến tuổi, khuyết tật, giới tính của một cá nhân, chủng tộc, tôn giáo hoặc tín ngưỡng, giới tính hoặc khuynh hướng tình dục.
Nội dung được đăng hoặc quảng cáo trên tài khoản của nhà trường phải được tôn trọng
Tất cả nội dung phim được sản xuất bên ngoài hoặc được sản xuất trước để sử dụng trên mạng xã hội phải có phụ đề cho mục đích tiếp cận.
Việc một số nội dung phim trên mạng xã hội được phát trực tiếp hoặc được sản xuất cho sử dụng ngay lập tức (với tính tức thời của kênh). Trong những trường hợp như vậy, phụ đề không bắt buộc nhưng phải cung cấp bản ghi đầy đủ nội dung âm thanh của các clip đó trên yêu cầu.
Các tài khoản mạng xã hội có nguy cơ bị hack và điều này có thể gây ảnh hưởng đến uy tín đáng kể, làm thiệt hại và thông tin sai lệch nghiêm trọng có thể xảy ra cho các bên liên quan. Ngoài ra còn ảnh hưởng đến tài nguyên sau bất kỳ vi phạm nào về bảo mật, chẳng hạn như mạng xã hội bị xâm phạm tài khoản phương tiện.
Người quản lý tài khoản phải đảm bảo chia sẻ mật khẩu và được lưu trữ an toàn thông qua một giải pháp như sử dụng phần mềm quản lý mật khẩu chứ không phải trong các tệp trên bộ nhớ dùng chung hoặc trên giấy. Hướng dẫn thêm để lưu trữ an toàn mật khẩu đang được tạo và mật khẩu chia sẻ vẫn được xem xét. Khi các giải pháp thay thế khả thi có sẵn, chính sách sẽ được cập nhật để phản ánh điều này. Người quản lý tài khoản mạng xã hội chịu trách nhiệm duy trì nhật ký đầy đủ của nhân viên với quyền truy cập vào mật khẩu của tài khoản và mật khẩu phải được thay đổi bất cứ khi nào một trong các những nhân viên đó chuyển sang một vai trò khác hoặc thể chế khác. Trong mọi trường hợp, mật khẩu phải được thay đổi hàng quý và những người quản lý tài khoản mạng xã hội sẽ nhận được lời nhắc làm như vậy.
Các nhân viên hoặc sinh viên khác được cấp quyền truy cập tạm thời vào mạng xã hội của nhà trường (ví dụ như một phần của việc tiếp quản phương tiện truyền thông xã hội), một tài khoản mới tạm thời an toàn mật khẩu phải được tạo và sau đó thay đổi lại sau khi quá trình tiếp quản hoàn tất.
Trong trường hợp khẩn cấp, chẳng hạn như bị hack tài khoản, Trung tâm CNTT&TT có thể cần truy cập khẩn cấp ngoài giờ vào bất kỳ tài khoản mạng xã hội nào của nhà trường. Mỗi người quản lý tài khoản mạng xã hội phải đảm bảo rằng bộ phận CNTT&TT có quyền truy cập phù hợp vào mật khẩu được chia sẻ của họ.
Không được đăng nhập tự động để truy cập vào bất kỳ tài khoản mạng xã hội nào trên máy tính hoặc các thiết bị. Khi nhân viên truy cập tài khoản nhà trường trên thiết bị di động, phải đảm bảo chế độ khóa màn hình được bật trên thiết bị di động để ngăn chặn hành vi trái phép truy cập. Nhân viên cũng nên bảo mật tài khoản bằng xác thực hai yếu tố.
Nếu một tài khoản mạng xã hội bị tấn công hoặc một bài đăng từ tài khoản của nhà trường có số lượng nhận xét tiêu cực lớn và không rõ cách phản hồi tốt nhất, thì nhân viên tìm kiếm hướng dẫn và nhờ sự trợ giúp của bộ phận công nghệ thông tin.
Mạng xã hội cung cấp các kênh thông tin quan trọng cho nhân viên, sinh viên và rộng hơn là các bên liên quan trong tình huống khẩn cấp và điều quan trọng là thông tin được cung cấp là kịp thời, nhất quán và chính xác.
Mọi thông tin liên lạc trên mạng xã hội từ nhà trường trong tình huống khẩn cấp sẽ được cấp qua tài khoản mạng xã hội của nhà trường. Để giảm thiểu rủi ro phát hành thông tin xung đột và/hoặc không chính xác, điều quan trọng là tất cả tài khoản truyền thông không đăng thông tin hoặc cập nhật trong thời gian xảy ra sự cố trực tiếp.
Phương tiện truyền thông xã hội có thể là một công cụ quan trọng cho hoạt động nghề nghiệp của đồng nghiệp và cung cấp nền tảng hữu ích để nâng cao hồ sơ và nâng cao mạng lưới truyền thông. Các thành viên DUE nên sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để phục vụ cho nghề nghiệp và cá nhân duy tách biệt vì đối tượng cho mỗi hoạt động thường khác nhau.
Tài khoản cá nhân và tài khoản nghề nghiệp của cá nhân không được sử dụng tên Trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN để xây dựng thương hiệu và, nếu nhân viên thảo luận về công việc của họ trên phương tiện truyền thông xã hội, họ nên nói rõ rằng quan điểm được bày tỏ là của riêng họ và không nhất thiết phải phản ánh những gì từ nhà trường.
Tất cả nhân viên nên xem xét những gì họ đang đăng trên tài khoản cá nhân của họ. Nhà trường không giám sát tài khoản của các cá nhân của nhân viên. Tuy nhiên, nếu một mối quan tâm là nêu lên về nội dung được đăng trên tài khoản mạng xã hội của một nhân viên và bài đăng đó được coi là hành vi sai trái (có ảnh hưởng đến Nội quy, quy chế của nhà trường), thì nhà trường có quyền yêu cầu xóa nội dung. Ngoài ra, vấn đề có thể được giải quyết thông qua Kỷ luật chung của nhà trường.
Sinh viên
Sự hiện diện của sinh viên trên mạng xã hội là một hồ sơ công khai. Sinh viên cần biết nội dung của Chính sách truyền thông xã hội và hướng dẫn này và đảm bảo rằng bất kỳ việc sử dụng phương tiện truyền thông xã hội đều được thực hiện theo hướng dẫn này và các chính sách chung của nhà trường.
Phương tiện truyền thông xã hội có thể là một công cụ tích cực nhưng điều quan trọng là phải xem xét cẩn thận khi đăng tải và bảo mật tài khoản để giảm thiểu rủi ro liên quan. Đăng tài liệu xúc phạm, không phù hợp hoặc bất hợp pháp có thể có một số hậu quả, chẳng hạn như:
• Ảnh hưởng đáng kể đến công việc học tập và lâu dài của một cá nhân tương lai
• Làm tổn hại danh tiếng của nhà trường
• Hành động pháp lý
• Nhà trường thực hiện các biện pháp kỷ luật.
Các hành động khác
Bảo mật tài khoản kém có thể dẫn đến hack tài khoản và đánh cắp danh tính cũng có những tác động nghiêm trọng về pháp lý, danh tiếng, học vấn, việc làm và tài chính.
Khung chính sách của trường, bao gồm Chính sách về hành vi và kỷ luật của sinh viên và chính sách về bắt nạt và quấy rối, cam kết đảm bảo rằng Chính sách này mang lại sự an toàn và môi trường thân thiện trong đó tất cả nhân viên và sinh viên có thể phát triển và phát huy tiềm năng.
Trường mong muốn sinh viên của mình hành động theo những cam kết này.
Khi đăng bài trên mạng xã hội, sinh viên phải:
• Hành xử theo cách thể hiện sự tôn trọng đối với nhân viên, các bạn sinh viên khác, và cho các thành viên khác của cộng đồng nhà trường.
• Hành động phù hợp với Chính sách của đại học về hành vi và kỷ luật của sinh viên
• Hành động phù hợp với tính chuyên nghiệp và các quy tắc bảo mật trong khu vực của nhà trường.
• Phải giữ được tính chuyên nghiệp và tôn trọng tính bảo mật trong các hoạt động.
• Đảm bảo các bài đăng của họ không nêu lên bất kỳ vấn đề bản quyền hoặc sở hữu trí tuệ hoặc các vấn đề pháp lý khác theo quy định của pháp luật Việt Nam và quy định chung của nhà trường.
• Tuân thủ các quy định của nhà trường về việc sử dụng dịch vụ công nghệ thông tin.
Khi đăng bài trên mạng xã hội, sinh viên không được:
• Vi phạm quyền riêng tư của người khác thông qua việc chia sẻ hoặc quảng bá thông tin, hình ảnh riêng tư hoặc nội dung khác
• Giả mạo danh tính của người khác
• Đăng hoặc quảng bá nội dung nhằm kích động bạo lực hoặc thù hận
• Đăng hoặc quảng bá nội dung lạm dụng liên quan đến giới tính, khuynh hướng tình dục của một cá nhân, tôn giáo hoặc tín ngưỡng, chủng tộc, mang thai/thai sản, hôn nhân/quan hệ dân sự, giới tính, bổ nhiệm lại, khuyết tật hoặc tuổi tác.
• Đăng hoặc quảng bá nội dung đe dọa gây hại
• Liên tục tiếp xúc không mong muốn hoặc không được yêu cầu với người khác
• Đăng hoặc quảng bá nội dung gây thiệt hại hoặc có khả năng làm hỏng mối quan hệ của nhà trường với cộng đồng địa phương hoặc các cơ quan hoặc tổ chức khác
• Sử dụng biểu trưng của Trường hoặc bất kỳ hình ảnh hoặc biểu tượng nào khác của Trường trên mạng xã hội cá nhân và các trang web truyền thông.
Nếu không tuân theo những điều trên, Trường có thể kỷ luật sinh viên. Nội dung vi phạm và khung xử lý kỷ luật sinh viên theo Thông tư số 10/2016/TT-BGDĐT ngày 05 tháng 4 năm 206 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Điều quan trọng là sinh viên phải bảo vệ danh tính trực tuyến khỏi bị hack bằng cách chọn và mật khẩu an toàn khác với mật khẩu họ sử dụng cho các tài khoản khác. Phần mềm hướng dẫn mật khẩu đưa ra lời khuyên về cách tốt nhất để tạo mật khẩu mạnh.
Ngoài ra, các trường hợp tài khoản của sinh viên bị tấn công thông qua việc sử dụng thiết bị di động ngày càng tăng. Sinh viên có trách nhiệm đảm bảo rằng họ không cho phép hoặc cho bất kỳ ai khác sử dụng tài khoản của họ. Nếu không bảo vệ tài khoản và người khác sử dụng tài khoản của họ để đăng bài viết không phù hợp thì họ sẽ phải chịu trách nhiệm về việc này. Do đó, sinh viên phải bật chế độ khóa màn hình trên thiết bị di động để ngăn truy cập trái phép vào tài khoản mạng xã hội của họ.
Chúng tôi cũng khuyến nghị rằng sinh viên không nên bật chế độ tự động tập hợp tên người dùng và mật khẩu cho các tài khoản mạng xã hội của họ.
Sử dụng tài liệu của bên thứ ba: Chia sẻ nội dung như hình ảnh, ảnh và video rất phổ biến và dễ thực hiện qua mạng xã hội và trang web truyền thông. Mặc dù điều này có thể có giá trị trong bối cảnh giáo dục, nhưng có nguy cơ vi phạm tác quyền, ví dụ: quyền hình ảnh, bằng sáng chế, bản quyền trong blog, hoặc quyền liên quan đến đầu ra hợp tác. Tất cả các thành viên phải đảm bảo rằng họ có quyền hoặc lý do khác để chia sẻ nội dung theo cách này. Nguy cơ có thể tăng lên khi nội dung có giá trị thương mại, bí mật và/hoặc nhạy cảm.