B1: Xây dựng kế hoạch cụ thể cho chương trình, hoạt động.

B2: Báo cáo chương trình, hoạt động trong Kế hoạch hoạt động hàng tháng do Văn phòng gửi về các đơn vị (file excel).

Lưu ý: Trong mục “Các hạng mục cần hỗ trợ” đề nghị các đơn vị ghi rõ các nội dung cần hỗ trợ: Đề nghị xác nhận chương trình, đề nghị hỗ trợ truyền thông, đề nghị cấp giấy giới thiệu, đề nghị mượn sử dụng phòng học…

B3: Làm việc trực tiếp với cán bộ phụ trách đơn vị (Theo bảng phân công công tác đã gửi) về chương trình, hoạt động

- Đơn vị liên lạc và làm việc trực tiếp (online hoặc offline) với đồng chí phụ trách đơn vị về chương trình; trao đổi, tiếp nhận phản hồi và chỉnh sửa kế hoạch (nếu có);

- In 02 kế hoạch chương trình cụ thể (đã chỉnh sửa) và 02 danh sách sinh viên tham gia (liên quan đến việc cấp giấy chứng nhận); Trưởng các đơn vị (Bí thư các Liên Chi Đoàn, Chi Đoàn/Chủ nhiệm, Đội trưởng các Câu lạc bộ, Đội, Nhóm) tiến hành ký tên và đề nghị đồng chí phụ trách đơn vị xác nhận; đơn vị giữ lại mỗi loại 01 bản và gửi 02 bản còn lại về Văn phòng Đoàn Thanh niên.

B4: Thực hiện các hạng mục cần hỗ trợ

— Hỗ trợ truyền thông:

- Truyền thông trên Website, Fanpage: các đơn vị thực hiện theo thông báo Số 00 TB/ĐTN-VP ngày 14 tháng 11 năm 2016 về việc Quy định cách thức truyền thông các sự kiện của các LCĐ, CLB, Đội-nhóm trên Fanpage “Tuổi trẻ Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà nẵng”;

- Xin phép treo băng rôn, phướn trong khuôn viên Trường: các đơn vị chủ động làm tờ trình đề nghị hỗ trợ truyền thông (tham khảo biểu mẫu hành chính trên Website: http://www.due.udn.vn, Phòng Tổ chức - Hành chính, mục Hành chính văn phòng) đính kèm kế hoạch chương trình (có xác nhận của cán bộ phụ trách đơn vị, bản photo, đơn vị giữ lại bản gốc) lên Phòng Tổ chức - Hành chính để làm việc (gặp cô ThS. Nguyễn Thị Hải Đường - Phó Trưởng phòng Phòng Tổ chức - Hành chính). Đối với các Câu lạc bộ, Đội, Nhóm có Trưởng đơn vị là sinh viên, việc xin phép truyền thông này sẽ do Đoàn Thanh niên - Hội Sinh viên Trường hỗ trợ.

— Hỗ trợ mượn phòng học, Hội trường, cơ sở vật chất của Nhà trường:

- Các đơn vị làm việc trực tiếp với đồng chí Lê Sơn Hải (đ/c Hải kiểm tra kế hoạch đã được xác nhận của cán bộ phụ trách trước khi giải quyết);

- Đồng chí Hải tiếp nhận thông tin, giải quyết các nội dung cần hỗ trợ; phản hồi thời gian hoàn thành công việc; thông báo với đơn vị đề nghị hỗ trợ khi hoàn thành. Đối với trường hợp có vướng mắc, đ/c Hải trao đổi trực tiếp với đ/c cán bộ phụ trách đơn vị và Trưởng đơn vị đề nghị hỗ trợ để kịp thời giải quyết;

- Đ/c Hải lưu các giấy tờ, văn bản có liên quan.

— Cấp giấy giới thiệu, giấy xác nhận:

Căn cứ vào kế hoạch chương trình (có xác nhận của cán bộ phụ trách) của đơn vị; Văn phòng Đoàn Thanh niên sẽ cấp giấy giới thiệu, giấy xác nhận theo yêu cầu của đơn vị, cụ thể:

- Đối với giấy giới thiệu: Giấy giới thiệu được cấp cho đồng chí Trưởng/Phó đơn vị (người trực tiếp phụ trách chương trình) đến làm việc với Cơ quan/tổ chức/doanh nghiệp về việc hỗ trợ/phối hợp/tổ chức chương trình nêu trên. Giấy giới thiệu có thời hạn, được ký và đóng dấu bởi cán bộ phụ trách đơn vị.

- Đối với giấy xác nhận: Giấy xác nhận được cấp trong trường hợp đơn vị có nhu cầu xác nhận chức vụ cho các đồng chí Bí thư/Phó Bí thư Liên chi Đoàn, Chủ nhiệm/Phó Chủ nhiệm/Đội trưởng/Đội phó các Câu lạc bộ, Đội, Nhóm; xác nhận các đồng chí là Trưởng/Phó Ban Tổ chức chương trình để thuận tiện trong công tác liên hệ, hợp tác, phối hợp tổ chức chương trình. Giấy xác nhận được ký và đóng dấu bởi cán bộ phụ trách đơn vị.

— Xác nhận giấy chứng nhận:

- Các đơn vị sau khi tổ chức thành công chương trình tiến hành gửi báo cáo kết quả thực hiện công việc, danh sách sinh viên tham gia (ghi rõ nếu có thay đổi so với ban đầu) về Đoàn Thanh niên qua địa chỉ Emai: doanthanhnien@due.edu.vn; đồng thời gửi kèm (cc) cho đồng chí cán bộ phụ trách đơn vị để kiểm tra và phản hồi việc đồng ý xác nhận chứng nhận cho sinh viên tham gia chương trình. Cán bộ phụ trách đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra nội dung, thể thức của Giấy chứng nhận.

- Sau khi phụ trách đơn vị đã kiểm tra và đồng ý xác nhận, các đơn vị in báo cáo kết quả thực hiện công việc, danh sách sinh viên tham gia (báo cáo và danh sách có chữ ký của Trưởng đơn vị) và giấy chứng nhận gửi về Văn phòng Đoàn Thanh niên để ký và đóng dấu.

- Văn phòng có trách nhiệm trình ký, đóng dấu; lưu trữ các giấy tờ, văn bản có liên quan và gửi lại Giấy chứng nhận cho đơn vị sau khi hoàn tất.